Firemní mobilita nejsou jen auta - kupujeme letenky

K dnešnímu životu, jak pracovnímu, tak i osobnímu, neodbytně patří i využívání služeb leteckých společností. Aerolinky jsou poměrně svébytná branže, mající pravidla, která nejsou každému úplně dobře známa. Pokud však chcete vydat za letenky jen tolik, kolik je nezbytně třeba, a nepřiplácet zbytečně kvůli neznalosti fungování letecké branže, pak je tento článek právě pro Vás.

Už několik let narůstá počet osob, které dávají přednost letecké dopravě před automobilovou, a to i na relativně krátké vzdálenosti. Čas, který jim cesta zabere, je pro ně důležitější než případný cenový rozdíl. Těmto trendům samozřejmě napomáhá také neutěšená ekonomická situace řady aerolinek, které se zaměřují primárně na nízkou cenu a minimalizaci nákladů, což je ovšem v letecké branži zejména z bezpečnostních důvodů velmi citlivé téma.

Velké firmy, které využívají pro své zaměstnance leteckou dopravu často, mívají interního specialistu, který zákonitosti a mechanismy letecké branže zná a umí nakoupit letenky tak, aby byla cesta i cena efektivní. Jaké jsou možnosti menších firem, pro které by byl podobný specialista přílišným luxusem?  

Tři možnosti

Možností nákupu letenek je několik.

  1. Můžeme se sice obrátit přímo na leteckou společnost, ale zatímco ještě před deseti - patnácti lety měla většina významných dopravců své kanceláře pro veřejnost v centru Prahy, dnes bychom se museli vydat přímo na letiště. Přepážky na letištích ovšem jsou a vždycky byly určeny především k řešení urgentních požadavků cestujících, kteří letí ten den nebo v nejbližší době. Plánovat na letišti například cestu kolem světa by nebyl nejlepší nápad. Vyhledání takového spojení, které nám bude vyhovovat, je práce i pro zkušeného letenkáře (jak se v oboru lidem prodávající letenky říká) na několik hodin.
  2. Jako efektivnější se tedy jeví další možnost, kterou je využití služeb některé z cestovních kanceláří, které mají vlastní oddělení specializované na zařizování a prodej letenek. Stát se zkušeným letenkářem je přitom běh na dlouhou trať. Vyznat se ve všech zkratkách, pravidlech, povinnostech, naučit se opravdu dobře pracovat s rezervačními systémy (většina kanceláří jich má více), je záležitost minimálně jednoho roku, spíše ale několika let. Většina lidí, kteří tuto práci dělají, má pozitivní vztah k létání a cestování. Mohou tudíž podat cenné rady i nad rámec svých pracovních povinností. Jako ve všech oborech, i zde platí, že osobní zkušenost je k nezaplacení... Tento postup nám může ušetřit jak čas, tak náklady. Zavedení nákupu letenek online sice navenek nahradilo lidský faktor, ale ve skutečnosti tomu tak úplně není, neboť zejména optimální zkombinování letů na delších trasách vyžaduje určitý cvik a znalosti.  
  3. Třetím a v současné době asi nejrozšířenějším způsobem nákupu letenek je internet. Nakupování letenek prostřednictvím internetu se otevřely dveře po zavedení elektronických letenek, ke kterému došlo 1. června 2008. Od tohoto dne již není nutné mít letenku fyzicky u sebe. Papírová verze byla nahrazena verzí elektronickou. Největší výhodou z pohledu cestujícího je fakt, že už nemusí pro letenku nikam chodit a také ji nelze ztratit. Jednoduše je po vystavení zaslána na email, na letišti pak stačí nahlásit jméno u odbavovací přepážky a můžeme letět. Internet prodej letenek zrychlil a značně usnadnil. Koupit si dnes letenku tedy není zdánlivě nic složitého.

Příliš drahý překlep

Přes zdánlivou jednoduchost má z pohledu profesionála nákup letenek na internetu svá úskalí. Za veškeré informace, které jsou do systému zadány, odpovídá klient sám. Překlep ve jméně, rezervace jiného letu, zadání špatného data odletu, to všechno jsou chyby, které nelze po vystavení letenky jednoduše opravit nebo změnit.

Letenky jsou nepřenosné a oprava jména leckdy není vůbec povolena. Představa, že místo pana Nováka poletí na jeho letenku pan Kučera, že se to v rezervačním systému prostě a jednoduše přepíše, je tedy zcela mylná. I z toho důvodu je třeba mít ujasněno, kdo, kdy a kam potřebuje letět. Pokud panuje nejistota, zda to bude pan Novák, nebo nakonec pan Kučera, vyplatí se s nákupem letenky počkat, i když bude cena krátce před odletem o něco vyšší. Vrácení již zakoupené letenky není nic jednoduchého.     

Mezi časté chyby při nákupu letenky přes internet patří špatné datum odletu. Pro podstatnou část nakupujících je nejdůležitější cena. Pokud ale do internetového systému nezadáme, že potřebujeme letět pouze v konkrétní den, může se stát, že nám nabídne let třeba o dva dny později, protože je volnější a tudíž levnější. Pokud budeme sledovat jen cenu, může se stát, že si toho nevšimneme, letenku zaplatíme, ona nám obratem přijde na email, a chybu zpravidla zjistíme až na letišti před odletem. Pak přijde na řadu dohadování s pracovníky letecké společnosti nebo cestovní kanceláře…

Měnit letenku na jiný termín je spojeno ve většině případů s poplatky, a ty se nikomu platit nechce. Když si koupíme letenku prostřednictvím portálu cestovních kanceláří, vytiskne ji někde v kanceláři pracovník - letenkář. Ten tam ale není pro to, aby ověřoval, zda takto opravdu chceme cestovat. Jeho povinností je letenku vytisknout, poslat nám ji v elektronické podobě na email a zpracovat platbu. Co jsme si objednali, to dostaneme...

Cenová džungle

Ceny letenek se za posledních patnáct let značně snížily. Doba, kdy nejlevnější letenka do New Yorku stála přes 20 000 Kč, je dávno pryč. Konkurence a krize donutila letecké společnosti ceny letenek snížit, ale také zpřísnit podmínky prodeje. Nejlevnější letenky v ekonomické třídě je většinou nutné zaplatit do 24 hodin od provedení rezervace, některé dokonce okamžitě. I během těch 24 hodin se však může cena změnit. Cena letenky totiž není do jejího vystavení garantována. Na cenu má vliv mj. kurz amerického dolaru, cena ropy a další faktory. I během tak krátké doby tedy může dojít ke změně v ceně letenky. Někdy jen o pár korun, ale jindy třeba o několik set korun. 

Samotná cena letenky má dvě části. Jedna je pevně daná leteckou společností, zatímco druhá představuje tzv. letištní taxy, které jsou pohyblivé. Ceny letenek jsou navíc odstupňované. Není to tak, že by se celá kabina v ekonomické třídě prodávala za jednotnou cenu. Letenka v ekonomické třídě do stejné destinace může stát 5000 Kč, ale i 15 000 Kč. Záleží na obsazenosti letu, na tom v jakém předstihu letenku kupujeme, na jak dlouho letíme, zda chceme letenku vyměnitelnou, nebo ne. Protože jsou letenky i v ekonomické třídě cenově odstupňovány (zejména podle doby nákupu), je i příplatek za vyměnitelnost letenky různý. Tatáž letenka, která stojí 3.000 Kč, může ve vyměnitelné verzi stát až 15.000 Kč. Důvodem je to, že k výměně letenek dochází zpravidla těsně před odletem, a to už se cena letenky z oněch původních 3.000 Kč mohla vyšplhat klidně na 13.000 Kč. Některé letenky nejdou jako vyměnitelné zakoupit vůbec, u některých je příplatek za vyměnitelnost relativně nízký, ale to se týkalo dříve spíše business class a dnes už to taky neplatí, protože klesají ceny i v této kategorii. Jak vidno, ravidel a podmínek pro cenovou tvorbu letenky je opravdu hodně a pokoušet se v nich orientovat bez zkušeností a znalostí je riskantní.

Součástí tax je i palivový příplatek, který začal být zaváděn kolem roku 2004. Ten je připočítán k ceně každého letu a v případě, že letíme třeba do USA nebo jinam za oceán, se jeho výše pohybuje v rozpětí sedm až deset tisíc korun. Na jeho výši má vliv i přepravní třída, ve které cestujeme. U business class letenek je samozřejmě vyšší. Pokud musíme již vystavenou letenku zrušit, pak se tento příplatek u letenky ekonomické třídy nevrací, zatímco u vyšších tříd ano. K tomu se dále účtuje storno poplatek a poplatek za provedení této služby, takže ve výsledku dostaneme z původní ceny letenky třeba jen 50%. Některé letenky jsou však zcela nevratné (tedy nedostanete vůbec nic). Podmínky se opět liší podle kategorie a ceny letenky (tedy i podle doby nákupu). Vrácení letenky lze pojistit – cena pojistky se opět liší podle kategorie a ceny letenky. V tomto případě ovšem do hry vstupuje spoluúčast a samozřejmě limit pojistného plnění. Pro konkrétní představu: letenka za 15.000 Kč je například pojistitelná pro limit plnění 10.000 za 500 Kč.

Sázka na odborníky

Asi každá firma chce řešit služební cesty svých zaměstnanců co nejlevněji. Je to logické, tlak na efektivitu je dnes všudypřítomný. Proto je pro větší společnosti užitečné mít pracovníka, který umí tuto problematiku vyhodnocovat, analyzovat a řídit. Netýká se to přitom jen velkých firem.

Pokud zaměstnanci potřebují čas od času na služební cestu letět, je vhodné najít cestovní kancelář, která bude tyto služby pro firmu zajišťovat. Pokud zaměstnanci cestují pravidelně, je to téměř nutnost. Ušetří to čas a především náklady. Určitě není praktické, aby asistentka strávila půl dne hledáním vhodné (a taky nejlevnější) nabídky, když ve finále můžeme potřebovat něco úplně jiného a zkušený letenkář vyřeší daný požadavek během několika minut. Cestovní kanceláře si ovšem účtují servisní poplatek. Jeho výše je různá, obvykle závislá na rozsahu kontraktu a významnosti klienta pro kancelář. Tento servisní poplatek se pohybuje v řádu několika stokorun (300-600 Kč), je účtován i při koupi letenky přes internet, kde však bývá o jednu až dvě stokoruny nižší. A i zde samozřejmě existuje konkurenční boj mezi kancelářemi, takže nedávno se objevil případ, kdy jeden prodejce letenek nabízel velkému zákazníkovi s cenou servisního poplatku 10 haléřů…

Letecká doprava se v průběhu posledních desetiletí změnila velmi výrazně. Z výjimečného způsobu cestování pro movitější se stala naprosto běžnou součástí naší mobility. Je možné, že za pár let bude i elektronická letenka přežitkem a nahradí ji například aplikace v smartphonech a přežitkem budou nejen stávající přepážky, ale i samoobslužné kiosky. Koneckonců už dnes je možno jít s QR-kódem staženým do mobilu přímo k odletové bráně...  

Chcete poradit s tímto tématem?

Náš tým doporučuje: 

Výběr z tipů

Firemní mobilita nejsou jen auta - kupujeme letenky

  1. Možnosti nákupu letelek
  2. Na co si dát pozor
  3. Jak se vyznat v cenové džungli
  4. Kdy spolupracovat se specialisty
Číst více

Které novinky se vyplatí mít ve firemních vozech?

  1. Na co si dát při konfiguraci vozů pozor?
  2. Které prvky výbavy opravdu využijete?
  3. Které jsou spíše zbytečné?
Číst více

Alternativní pohony - cesta k nižším nákladům

  • Proč uvažovat o jejich využití ve firmě?
  • Co vám přinese CNG pohon?
  • Jaké jsou výhody hybridních aut?
  • A co elektromobily, mají už smysl?
Číst více